クリティカルチェーン(CCプロジェクト管理講座)

25.進捗管理の方法「ファシリテーション２」

日付:2005/09/23

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ＣＣプロジェクト管理講座（２５）
　進捗管理の方法「ファシリテーション２」
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こんにちは西原です。ＣＣプロジェクト管理講座第２５
回を始めましょう。疑問点や質問ご意見あれば弊社メー
リングリストや私宛に質問下さい。

先週はプロジェクトでのコミュニケーションを活性化
させるための技術としてファシリテーションをご紹介
しました。

ファシリテーションとは広い意味では
「グループ活動が円滑に行われるように、中立的な立
場から支援を行うこと。またはそのための技術のこと。
」＠IT情報マネジメント用語事典
http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/facilitation.html

といった組織変革促進者といった意味合いで言われる
事がありますが、狭義では会議の議事進行のテクニック
です。コミュニケーション・会議の非効率さを改善する
ためにこのところ大きな注目を集めています。

興味深いのは、この１０年ほど情報共有といえばグループ
ウェアー・イントラネットなどＩＴを活用してというデジ
タルな話しが中心だったのが、現実に成功している企業は、
ホワイトボードの使い方、司会者の役割、会議進行表の作
成などアナログな点に注力しているところです。

ＣＣＰＭでプロジェクトを運営するときも様々な情報のや
り取りが必要です。これらの情報はＣＣＰＭ用のソフトウ
ェアーから得られますが、プロジェクトマネージャーはこ
の情報を有効に活用してプロジェクトを成功させるために
はアナログな点にも着目しておく必要があります。

ＣＣＰＭで必要なコミュニケーションの中で特に重要なの
は「作業の残日数ヒアリング」「バッファ回復のための課
題解決会議」の２点が上げられるでしょう。

ＣＣＰＭでは進捗を各作業の残日数をヒアリングして把握
していきます。各作業者から残日数をヒアリングし、それ
をＣＣＰＭ用ソフトウェアーへ入力、進捗に応じてバッフ
ァ浸食が計算される。という流れになります。これを実施
しレポートを作成してプロジェクトの進捗を把握します。

この残日数ヒアリングをインターネット経由で各作業者が
直接ソフトウェアーへ入力するといった形を希望される方
がいるのですが、現実のプロジェクトを考える「朝礼を実
施して毎日ヒアリングする」といったアナログな方法を取
る方が様々な意味で効果的ではないかと思います。

CCPMでは作業の約半分は予定より遅れているはずですから
報告するとき遅れていたも問題はないのですが、作業者が
遅れていると報告する心理を考慮すると機械的に進捗を聞
くという方法が有効に働くか疑問です。そもそも各作業の
期限を教えないといった事を実施すればプロジェクト全体
の遅れを共有する時間が必要です、こういった事も顔を合
わせて毎日確認すると言ったことを実施する方がチーム意
識高揚につながるでしょう。

こういった情報伝達のための朝礼は、短時間に終わらせる
事が重要です。リーダーから全体状況の報告、各作業者か
ら作業名と残日数報告、解散。手短に必要最小限の情報を
着席せずに伝達する朝礼運営が効果的でしょう。

もう一つは「バッファ回復のための課題解決会議」です。
先ほどの進捗レポート用グラフをみると、プロジェクトは
グリーンゾーン、イエローゾーン、レッドゾーンとゆらぎ
ながら進んでいきます。イエローゾーンにはいると、レッド
ゾーン侵入時に実施する遅れを取り戻すための策を検討し
なければなりません、この策を考えるための会議が
「バッファ回復のための課題解決会議」です。
来週はこちらの実施方法について解説しましょう。

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